Asystent / Asystentka biura

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Godziny w miesiącu: 160
• Wymiar etatu: pełny etat

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na czas określony

Opis stanowiska / Obowiązki:

• Nadzór merytoryczny i organizacyjny nad działem administracyjnym, wsparcie dla działu księgowości, organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu firmy, nadzorowanie i rzetelne prowadzenie zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy,
• kompleksowe wsparcie w obszarze biznesowym i w organizacji codziennej pracy Zarządu,
• przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu prowadzonej działalności,
• organizowanie spotkań i prowadzenie terminarza Członków Zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów, dbanie o skrzynkę pocztową (zarządzanie mailami oraz raportowanie), zbieranie danych, ich analiza, raportowanie, tworzenie pism, prezentacji oraz podsumowań, weryfikację, edycję oraz formatowanie dokumentów, redagowanie pism związanych z pracą biura/zarządu, bieżące wspieranie Zarządu w sprawach organizacyjnych i administracyjnych, koordynowanie współpracy Prezesa Zarządu z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami, dbanie o prawidłowy przepływ informacji i obieg dokumentów pomiędzy jednostkami organizacyjnymi w firmie, przekazywanie właściwym jednostkom i komórkom organizacyjnym decyzji i ustaleń podjętych przez Zarząd
• przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu,
• przygotowywanie i prowadzenie raportów, dokumentów, prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu i jego gości, zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych, udział w wewnętrznych projektach i prowadzenie własnych, tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i Przełożonego,
• bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw,

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)

• minimum 3 lata doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku

• umiejętność pracy w szybko zmieniających się okolicznościach pod presją czasu,

• wysoka kultura osobista, umiejętnoś zachowania dyskrecji i taktu, znajomość savoir-vivre'u biznesowego, umiejętność pracy w zespole i zarządzania przepływem informacji

• bardzo dobra organizacji pracy oraz samodzielności w działaniu

• komunikatywność, otwartość i umiejętność budowania relacji

• dokładność i rzetelność, umiejętności analityczne i dbałość o wysoką jakość

• dobra znajomość pakietu MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych

• umiejętność krytycznego myślenia i rozwiązywania złożonych problemów, dyspozycyjność, zaangażowanie, umiejętność koordynacji projektów, wielozadaniowość,

• logiczne myślenie oraz umiejętność analitycznego podejścia do problemów, przewidywanie, filtrowanie informacji oraz ich źródeł

• Doświadczenie: lata: 3

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 5 000 do 5 500 PLN (Wynagrodzenie brutto)

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: ---

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: telefon