Główny specjalista ds. administracyjno-biurowych w Dziale Organizacyjno-Administracyjnym (nr ref. 23.2026) K/M

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Godziny w miesiącu: 160
• Wymiar etatu: pełny etat

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na czas określony

Opis stanowiska / Obowiązki:

• organizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami
  prawa,
• nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA),
• opracowywanie, opiniowanie oraz aktualizacja i wdrażanie dokumentów normatywnych,
  w tym: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt
  (JRWA), zarządzeń wewnętrznych dotyczących dokumentacji oraz rzeczowego wykazu akt
  dla EZD,
• wdrażanie zasad postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych,
• prowadzenie ewidencji archiwalnej, w tym spisów zdawczo-odbiorczych, rejestrów wykazów
  oraz dokumentacji brakowania,
• przygotowywanie dokumentacji do brakowania oraz przekazywanie materiałów archiwalnych
  do właściwego archiwum państwowego,
• współpraca z właściwym archiwum państwowym w zakresie nadzoru archiwalnego,
• koordynowanie pracy zespołu archiwum oraz nadzór nad realizacją powierzonych zadań,
• prowadzenie szkoleń wewnętrznych z zakresu instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej,
  JRWA oraz obiegu dokumentów,
• współpraca przy procesach ocen pracowniczych,
• nadzór nad dokumentacją elektroniczną oraz systemem EZD.

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Pakiet MS Office
• Pakiet MS Office
  Praca wykonywana w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy w lokalizacji: ul. Marcina Kasprzaka 18/20 - wejście do budynku dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową. W budynku znajdują się toalety dla osób z niepełnosprawnością. Budynek jest wyposażony w windę, o wymiarach 80x140 cm, w związku z tym osoby korzystające z wózków inwalidzkich mają częściowo zapewniony dostęp do pomieszczeń znajdujących się na I piętrze budynku. Windy posiadają oznaczenia dla osób niewidomych oraz sygnał dźwiękowy komunikujący ich przyjazd. Schody w budynku nie są wyposażone w pochylnie dla osób niepełnosprawnych. Na schodach zamontowane są poręcze. Stanowisko związane z obsługą komputera powyżej 4 godzin dziennie, obsługą urządzeń biurowych, obsługą klienta, przemieszczaniem się wewnątrz budynku i poza jego terenem. Na stanowisku brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, słabo słyszącym i niesłyszącym.

Wykształcenie niezbędne: wyższe

Wymagania konieczne:

• wykształcenie wyższe oraz minimum 4 lata stażu pracy, w tym minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w pracy w archiwum zakładowym na stanowiskach lub w zakresie odpowiedzialności odpowiadających stanowiskom: Starszego Archiwisty, Starszego specjalisty ds. archiwizacji, Głównego Archiwisty lub Kierownika Archiwum Zakładowego,
• ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia lub wykształcenie wyższe w zakresie archiwistyki, zarządzania dokumentacją albo historii ze specjalnością archiwalną,
• znajomość przepisów z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją, w szczególności: o ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o rozporządzeń kancelaryjno-archiwalnych, o przepisów o ochronie danych osobowych (RODO),
• obywatelstwo polskie,
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• brak karalności za przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego oraz za przestępstwa skarbowe popełnione umyślnie,
• nieposzlakowana opinia,
• umiejętność pracy w środowisku Windows oraz dobra znajomość pakietu MS Office.

Wymagania pożądane:

• umiejętność prowadzenia ewidencji archiwalnej i dokumentacji towarzyszącej,
• znajomość zasad brakowania dokumentacji,
• umiejętność sporządzania raportów i sprawozdań archiwalnych,
• doświadczenie w nadzorowaniu dokumentacji elektronicznej i systemu EZD,
• doświadczenie we współpracy z archiwum państwowym i organami nadzoru archiwalnego,
• umiejętność prowadzenia dokumentacji projektowej i wdrożeniowej w zakresie zarządzania dokumentacją,
• doświadczenie w zarządzaniu zespołem lub koordynowaniu pracy zespołu,
• wysoki poziom zaangażowania oraz odpowiedzialne podejście do obowiązków.

Wymagane dokumenty:

• CV i list motywacyjny,
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
• kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe i wymagany staż pracy lub aktualne zaświadczenie zawierające okres zatrudnienia w przypadku pozostawania w stosunku pracy,
• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnień, o których mowa w art.13a ust. 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych,
• podpisane oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych oraz o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie (oświadczenie do pobrania ze strony: https://up-warszawa.bip.gov.pl w zakładce nabór na wolne stanowisko urzędnicze),
• podpisana klauzula: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (klauzula do pobrania ze strony https://up-warszawa.bip.gov.pl w zakładce nabór na wolne stanowisko urzędnicze). Oferty niezawierające ww. klauzuli lub zawierające jej zmodyfikowaną treść lub układ nie będą rozpatrywane.

W Urzędzie Pracy m.st. Warszawy obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa, podejmowaniu działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów) - link do procedury: https://up-warszawa.bip.gov.pl/fobjects/download/1803283/zalacznik-nr-1-do-zarzadzenia-nr-27-sygnalista-docx.html

W miesiącu poprzedzającym datę publikacji ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.

Do udziału w naborze zachęcamy osoby posiadające orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy.

Aplikacje niewykorzystane w procesie rekrutacji zostaną komisyjnie zniszczone.

Dokumenty należy złożyć w zaklejonej kopercie z dopiskiem: "Nr ref. 23.2026, stanowisko: Główny specjalista" w terminie do dnia 02.07.2026 r. do godz. 15:00 w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy, ul. Młynarska 37A, 01-175 Warszawa stanowisko kancelaryjne (parter, po lewej stronie od wejścia) lub listownie na adres Urzędu (decyduje data wpłynięcia dokumentów do Urzędu). Zastrzega się prawo niewybrania żadnego kandydata.

• Doświadczenie: lata: 4

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 6 700 PLN (Wynagrodzenie brutto)
• Pracodawca oferuje:

• stabilne zatrudnienie w jednostce samorządowej o ugruntowanej pozycji i wieloletnich tradycjach - w oparciu o umowę o pracę,
  Wynagrodzenie obejmujące:
• wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 6700,00zł brutto/miesięcznie,
• dodatek za wieloletnią pracę (od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego - w zależności od udokumentowanego stażu pracy),
• dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz dodatki motywacyjne wynikające z Regulaminu wynagradzania obowiązującym w naszym Urzędzie,
• nagrody jubileuszowe zgodnie z Ustawą o pracownikach samorządowych,
• dofinansowanie do podnoszenia kwalifikacji zawodowych w postaci studiów wyższych oraz podyplomowych,
• pakiet świadczeń socjalnych, w tym m.in. dofinansowanie do wypoczynku pracownika, dofinansowanie do zakupu karty sportowej, dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych/soczewek kontaktowych,
• możliwość korzystania z pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej,
• wdrożenie stanowiskowe oraz wsparcie ze strony doświadczonego zespołu,
• możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: - CV i list motywacyjny,

• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
• kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe i wymagany staż pracy lub aktualne zaświadczenie zawierające okres zatrudnienia w przypadku pozostawania w stosunku pracy,
• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnień, o których mowa w art.13a ust. 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych,
• podpisane oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych oraz o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie (oświadczenie do pobrania ze strony https://up-warszawa.bip.gov.pl w zakładce nabór na wolne stanowisko urzędnicze),
• podpisana klauzula: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (klauzula do pobrania ze strony https://up-warszawa.bip.gov.pl w zakładce nabór na wolne stanowisko urzędnicze). Oferty niezawierające ww. klauzuli lub zawierające jej zmodyfikowaną treść lub układ nie będą rozpatrywane.

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: osobiście, poczta, inny - Dokumenty należy złożyć w zaklejonej kopercie z dopiskiem Nr ref. 23.2026 stanowisko: Główny specjalista w terminie do dnia 02.07.2026 r. do godz. 15:00 w Urzędzie Pracy m. st. Warszawy, ul. Młynarska 37A, 01-175 Warszawa stanowisko kancelaryjne (parter po lewej stronie od wejścia) lub listownie na adres Urzędu (decyduje data wpłynięcia dokumentów do Urzędu)