Kierownik Działu administracji i eksploatacji (k/m)

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Wymiar etatu: pełny etat
• Tryb pracy: Stacjonarna

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na okres próbny

Opis stanowiska / Obowiązki:

Zarządzanie zespołem pracowniczym:

• Organizacja pracy działu, w tym opracowywanie harmonogramów pracy, przydzielanie pracy podległym Pracownikom i nadzór nad efektywnym wykorzystaniem czasu pracy podległych Pracowników.
• Koordynowanie podziału zadań w ramach Działu oraz współpracy z pracownikami innych komórek organizacyjnych NCK Gdańsk zaangażowanych w realizację projektów i działań Działu poprzez dokonywanie podziału zadań między Pracowników działu, w tym powoływanie zespołów projektowych, ustalanie szczegółowych zakresów obowiązków oraz bieżący nadzór nad realizacją zadań, pod kątem zgodności z przyjętymi w NCK procedurami w tym kontrolowanie jakości tworzonej dokumentacji projektowej oraz odchyleń od uzgodnionych zakresów tolerancji takich wskaźników jak: budżet, harmonogram, jakość, zakres, zrównoważony rozwój.
• Stosowanie i nadzór nad bezwzględnym przestrzeganiem przez podległy zespół instrukcji, regulaminów i zarządzeń, przepisów BHP, przeciwpożarowych, Regulaminu Pracy oraz zachowania tajemnicy służbowej.
• Wnioskowanie do Dyrektora NCK Gdańsk w sprawach kadrowych podległego zespołu.
• Dokonywanie okresowej oceny pracy podległych Pracowników.
• Prowadzenie samooceny w ramach systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowanie realizacji celów działu oraz identyfikacja i zarządzanie ryzykiem w dziale.

Zadania organizacyjno-formalne:

• Opiniowanie dokumentów wpływających do działu i dekretowanie ich na poszczególnych pracowników Działu.
• Zapewnienie wysokiej jakości merytorycznej działań oraz zgodności realizowanych projektów z założeniami programowymi i budżetowymi.
• Przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań działu, we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym.
• Sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych realizowanych przez Dział oraz przygotowywanie procedur zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych NCK Gdańsk.
• Inicjowanie i koordynowanie procesu pozyskiwania środków finansowych na realizację projektów właściwych dla Działu, w tym współudział w opracowywaniu i składaniu wniosków o dofinansowanie do programów krajowych, unijnych i innych źródeł finansowania, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk.
• Koordynowanie realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz monitorowanie ich prawidłowego przebiegu, w tym współpraca przy przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do rozliczenia i raportowania projektów z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk.
• Weryfikacja merytoryczna wydatków w zakresie realizowanych przez Dział działań, zgodnie z zakresem kompetencji Działu oraz przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za obsługę finansową i administracyjną projektów.
• Wykonywanie samokontroli w toku codziennej pracy zgodnie z wewnętrznym regulaminem kontroli w NCK Gdańsk oraz kontroli merytorycznej działań NCK Gdańsk w zakresie zadań działu.
• Udział w pracach komisji wewnętrznych instytucji (np. komisje przetargowe, inwentaryzacyjne), powiązanych z działalnością merytoryczną Działu, w razie powołania przez Dyrektora.
• Gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie kompletnej dokumentacji spraw prowadzonych przez Dział.
• Monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt).
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora NCK, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności instytucji
  i kompetencjach Kierownika Działu, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami.

Zadania wizerunkowe i rozwojowe

• Dbanie o pozytywny wizerunek NCK Gdańsk oraz prezentowanie działań w przestrzeni publicznej w zakresie zadań Działu, poprzez prelekcje, udział w panelach, wypowiedzi dla przedstawicieli mediów itd.
• Przygotowywanie wkładu merytorycznego do materiałów promocyjnych i informacyjnych dotyczących działań Działu
• Współpraca z Działem marketingu i fundraisingu przy promocji projektów oraz z Działem rozwoju publiczności i wydawnictw w zakresie działalności wydawniczej, w tym publikacji drukowanych i cyfrowych.
• Współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi pracownikami NCK Gdańsk, w tym terminowe przekazywanie odpowiedniej dokumentacji i innych materiałów pracownikom pozostałych działów NCK Gdańsk zaangażowanym w projekt.
• Stymulowanie działań kreatywnych i proaktywnych, wpisujących się w działalność instytucji, jej aktualny i przyszły program działań.
• Podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych, wizytach studyjnych itd.

Zadania własne Działu:

• zarządzanie infrastrukturą techniczną i przestrzenną, a także dostępnością architektoniczną, w tym terenami zielonymi wokół zabytkowych obiektów i oddawaniem majątku do używania osobom trzecim,
• zarządzanie pracą serwisów sprzątających, ochrony mienia, gospodarki odpadami,
• przestrzeganie przepisów i wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji osób zagrożonych (PPOŻ), przegląd obiektów, zapewnienie sprawnego funkcjonowania znajdujących się w nich instalacji i urządzeń (m.in. instalacji wodnych, grzewczych, elektrycznych, systemów zabezpieczeń, nagłaśniających i multimedialnych),
• planowanie i realizacja prac technicznych, remontów i inwestycji,
• współpraca i administracyjno-techniczne wspieranie działalności wszystkich komórek organizacyjnych,
• przygotowanie i realizacja wszelkich spraw związanych ze składaniem zamówień publicznych przez NCK Gdańsk oraz udział w komisjach przetargowych,
• prowadzenie dokumentacji projektowej i inwestycyjnej oraz dokumentacji technicznej budynków, w tym inwentaryzacji,
• prowadzenie spraw ubezpieczeń NCK Gdańsk
• utrzymanie porządku i bezpieczeństwa, w tym bieżące reagowanie na awarie i usterki,
• dokonywanie zakupów zgodnie z bieżącymi potrzebami komórek organizacyjnych NCK Gdańsk,
• prowadzenie magazynu wydawnictw i gadżetów NCK Gdańsk,
• realizacja procesu zamówień zarówno w sklepie internetowym jak i stacjonarnym,
• digitalizacja zbiorów i archiwizacja w ramach archiwum zakładowego prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami archiwalnymi.

praca stała, praca w wolne dni

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Język: angielski, w mowie - A2 - niższy średnio zaawansowany, w piśmie - A2 - niższy średnio zaawansowany
• doświadczenie w pracy w zespole
• komunikatywność i wysoka kultura osobista
• biegła obsługa komputera, Microsoft Office
• doświadczenie w pracy w zespole
• komunikatywność i wysoka kultura osobista
• biegła obsługa komputera, Microsoft Office

• wykształcenie wyższe,
• doświadczenie w pracy w obszarze współtworzenia, zarządzania i/lub kierowania projektami z obszaru kultury i rozrywki (min. 6 lat), dodatkowy atut w samorządowej instytucji kultury,
• biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams), Canva lub podobne,
• wiedza z zakresu powierzonego stanowiska,
• umiejętność dobrej organizacji pracy oraz efektywnego zarządzania czasem,
• bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego obcego języka,
• umiejętność zarządzania zespołami i zasobami oraz delegowania zadań udokumentowana przebytymi szkoleniami lub wykształceniem kierunkowym lub doświadczeniem na stanowisku kierowniczym (min. 2 lata),
• umiejętność prowadzenia jasnej i efektywnej komunikacji; decyzyjność,
• wysoki poziom samodzielności i odpowiedzialności; umiejętności analityczne.

• Doświadczenie: lata: 6

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 7 100 PLN (Wynagrodzenie brutto)

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: -więcej informacji na stronie: https://bip.nck.org.pl/pl/praca/oferty-pracy

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: e-mail