REFERENT- Dział Organizacyjno-Prawny (K/M)

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Wymiar etatu: pełny etat
• Tryb pracy: Stacjonarna

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na czas określony

Opis stanowiska / Obowiązki:

• prowadzenie archiwum zakładowego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz bieżąca obsługa zgromadzonego zasobu archiwalnego
• realizacja zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego dotyczących archiwum zakładowego, w tym w pierwszej kolejności uporządkowanie dokumentacji kategorii A, w odniesieniu do której stwierdzono nieprawidłowości
• przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka do archiwum zakładowego na podstawie właściwej dokumentacji ewidencyjnej
• weryfikowanie prawidłowości uporządkowania, oznaczenia i przygotowania dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego
• prowadzenie i bieżące aktualizowanie ewidencji zasobu archiwum zakładowego
• systematyczne porządkowanie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, w tym dokumentacji nieuporządkowanej
• zapewnienie właściwego rozmieszczenia, przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji w pomieszczeniach archiwum zakładowego
• udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji uprawnionym pracownikom oraz prowadzenie ewidencji jej udostępniania i zwrotu
• przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania oraz sporządzanie wymaganych spisów i dokumentacji związanej z brakowaniem
• przygotowywanie materiałów archiwalnych kategorii A do przekazania do Archiwum Państwowego zgodnie z obowiązującymi zasadami
• współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie prawidłowego przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego
• monitorowanie terminowego przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego przez poszczególne komórki organizacyjne
• udzielanie pracownikom informacji i bieżącego instruktażu w zakresie przygotowywania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego
• zgłaszanie przełożonemu stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących stanu, zabezpieczenia lub sposobu przechowywania dokumentacji archiwalnej
• prowadzenie sekretariatu oraz kancelarii ogólnej Ośrodka Pomocy Społecznej
• przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do dekretacji korespondencji wpływającej do Ośrodka
• nadzór nad obiegiem poczty wpływającej do Ośrodka oraz prowadzenie rejestru e-DOK
• przygotowywanie poczty wychodzącej zgodnie z wytycznymi wykonawcy usług pocztowych dla Ośrodka Pomocy Społecznej oraz prowadzenie rejestru e-DOK
• współpraca z wykonawcą usług pocztowych oraz bieżące wyjaśnianie spraw związanych z nadawaniem i doręczaniem korespondencji
• obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-PUAP) Ośrodka
• zarządzanie skrzynką e-mailową sekretariatu oraz przekazywanie i raportowanie najważniejszych wiadomości
• prowadzenie terminarza Dyrektora Ośrodka, organizowanie i umawianie spotkań oraz bieżący kontakt z klientami i instytucjami
• przygotowywanie i obsługa narad, spotkań oraz innych wydarzeń organizowanych w Ośrodku
• prowadzenie terminarza spotkań radcy prawnego
• potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem w zakresie posiadanych uprawnień
• udzielanie odpowiedzi na pisma, zapytania i wnioski dotyczące spraw objętych zakresem działania stanowiska i Działu
• sprawdzanie pod względem merytorycznym oraz opisywanie rachunków i faktur dotyczących zadań realizowanych na stanowisku
• obsługa postępowań z zakresu zamówień publicznych w zakresie powierzonym przez przełożonego
• inicjowanie i podejmowanie niezbędnych działań w celu ochrony informacji niejawnych i danych osobowych w ramach realizowanych zadań
• udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych regulacji dotyczących obiegu dokumentacji, archiwum, kancelarii i sekretariatu, zgodnie z powierzonym zakresem czynności
• wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego, związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• PRAWO JAZDY - KAT.B
• obsługa komputera - exel, word
• organizacja pracy własnej
• PRAWO JAZDY - KAT.B
• obsługa komputera - exel, word
• organizacja pracy własnej
• w
• wymagania konieczne: obywatelstwo polskie (o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nie posiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z art. 11 ust 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych Dz. U. z 2024 r., poz. 1135), wykształcenie wyższe,
• posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, znajomość przepisów: ustawa o pracownikach samorządowych, ustawa o samorządzie powiatowym, ustawa o samorządzie gminnym, ustawa o pomocy społecznej, Kodeks Postępowania Administracyjnego, ustawa prawo zamówień publicznych, zasady i regulacje dotyczące obiegu, porządkowania, przechowywania i archiwizacji dokumentacji, w tym instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej obowiązujących w Ośrodku, prawo jazdy kategorii B, znajomość obsługi systemu e-DOK Sygnity, nieposzlakowana opinia, posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na danym stanowisku
• wymagania dodatkowe: umiejętności sprawnej obsługi komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych, umiejętność porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji oraz organizowania pracy kancelaryjnej i archiwalnej
• cechy osobowości: zdolności organizacyjne, samodyscyplina, komunikatywność, odpowiedzialność za realizację zadań, terminowość, sumienność, dokładność, rzetelność, samodzielność, zaangażowanie i dyspozycyjność

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 5 200 PLN (Wynagrodzenie brutto)
• wynagrodzenie zasadnicze+ dodatki

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: list motywacyjny oraz numer kontaktowy (np. telefon, e-mail), kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje zawodowe,
kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe lub oświadczenie kandydata w przypadku trwającego stosunku pracy, kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystaniu z pełni praw publicznych, oświadczenie kandydata o braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,oświadczenie kandydata o nieprowadzeniu działalności gospodarczej, bądź o profilu prowadzonej działalności gospodarczej, oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami Regulaminu zgłoszenia przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Ośrodku Pomocy Społecznej w Świętochłowicach oraz jednostce podległej, klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji procesu rekrutacyjnego, klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do zatrudnienia w Ośrodku Pomocy Społecznej w Świętochłowicach (RODO). Dokumenty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem REFERENT-DZIAŁ ORGANIZACYJNO-PRAWNY lub przesłać listownie w terminie do dnia 04.09.2026 r. na adres: Ośrodek Pomocy Społecznej, 41-605 Świętochłowice ul. Imieli 14 pok. 3.13 lub przesłać elektronicznie za pośrednictwem bezpłatnej platformy profilu ePUAP* dokumenty muszą być opatrzone elektronicznym podpisem (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym). Dodatkowe informacje można uzyskać: tel. (032) 707 64 37, (032) 707 64 33. Link do oferty pracy:
https://www.ops-sw.4bip.pl/index.php?idg=5&id=495&x=10&y=12

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: telefon