REFERENTKA/REFERENT- Dział Organizacyjno-Prawny

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Wymiar etatu: pełny etat
• Tryb pracy: Stacjonarna

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na czas określony

Opis stanowiska / Obowiązki:

• prowadzenie kancelarii ogólnej Ośrodka Pomocy Społecznej w zakresie powierzonym przez przełożonego, przyjmowanie korespondencji wpływającej do Ośrodka w formie papierowej i elektronicznej, jej wstępna weryfikacja, rejestrowanie oraz przekazywanie do dekretacji zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną, prowadzenie i bieżące aktualizowanie rejestru korespondencji wpływającej oraz obsługa systemu e-DOK Sygnity w zakresie obiegu dokumentów, monitorowanie prawidłowego obiegu pism wpływających pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ośrodka oraz wyjaśnianie nieprawidłowości w zakresie rejestracji i przekazywania dokumentacji, przygotowywanie i ewidencjonowanie korespondencji wychodzącej w zakresie zadań kancelarii oraz współpraca z wykonawcą usług pocztowych, udzielanie pracownikom bieżących informacji dotyczących zasad rejestrowania, znakowania i obiegu dokumentacji zgodnie z regulacjami kancelaryjnymi obowiązującymi w Ośrodku, prowadzenie obsługi organizacyjnej i dokumentacyjnej zadań zlecanych organizacjom pozarządowym oraz innym uprawnionym podmiotom na podstawie przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, przygotowywanie projektów ogłoszeń, informacji, formularzy, pism i pozostałej dokumentacji związanej z otwartymi konkursami ofert oraz uproszczonym trybem zlecania realizacji zadań publicznych, przyjmowanie, rejestrowanie i porządkowanie ofert składanych w ramach konkursów i innych trybów zlecania zadań publicznych oraz kompletowanie dokumentacji postępowań, zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej prac komisji konkursowych lub innych zespołów powołanych do oceny ofert, w zakresie wskazanym przez przełożonego, przygotowywanie projektów zawiadomień, informacji o wynikach, umów i innych dokumentów niezbędnych do zlecenia realizacji zadań publicznych oraz prowadzenie dokumentacji związanej z zawartymi umowami, przygotowywanie materiałów do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Ośrodka w zakresie konkursów, ofert i innych spraw dotyczących działalności pożytku publicznego, monitorowanie terminów wynikających z prowadzonych spraw dotyczących zlecania zadań publicznych oraz kompletowanie dokumentacji niezbędnej do ich zakończenia i rozliczenia, koordynowanie organizacyjno-dokumentacyjne czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do których stosuje się ustawę Prawo zamówień publicznych, we współpracy z komórkami merytorycznymi Ośrodka, przyjmowanie i analiza wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz weryfikowanie kompletności dokumentów przekazywanych przez komórki merytoryczne, przygotowywanie projektów dokumentów, formularzy i pism związanych z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego, w zakresie powierzonym przez przełożonego, prowadzenie i kompletowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz dbanie o jej prawidłowy i chronologiczny obieg, uczestniczenie w pracach komisji przetargowych oraz zapewnienie ich obsługi organizacyjnej i dokumentacyjnej, jeżeli pracownik zostanie do tego wyznaczony, obsługa platformy przetargowej wykorzystywanej przez Ośrodek oraz zamieszczanie dokumentów i informacji w zakresie wynikającym z powierzonych czynności, prowadzenie rejestru zamówień publicznych, w tym rejestru umów, w zakresie powierzonym Działowi Organizacyjno-Prawnemu, współpraca z radcą prawnym oraz komórkami merytorycznymi Ośrodka w sprawach dotyczących postępowań o udzielenie zamówień publicznych, bieżące porządkowanie, klasyfikowanie, oznaczanie i kompletowanie dokumentacji wytwarzanej oraz gromadzonej przez Dział Organizacyjno-Prawny, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcją archiwalną, przygotowywanie dokumentacji Działu Organizacyjno-Prawnego do przekazania do archiwum zakładowego, w tym sporządzanie właściwych spisów zdawczo-odbiorczych, dbanie o prawidłowe przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji pozostającej w bieżącym użytkowaniu Działu Organizacyjno-Prawnego do czasu jej przekazania do archiwum zakładowego, udzielanie odpowiedzi na pisma, zapytania i wnioski dotyczące spraw objętych zakresem działania stanowiska i Działu Organizacyjno-Prawnego, w zakresie powierzonym przez przełożonego, sporządzanie na polecenie przełożonego zestawień, informacji, analiz i sprawozdań z zakresu powierzonych zadań.
• Sprawdzanie pod względem merytorycznym i opisywanie rachunków oraz faktur dotyczących zadań realizowanych na stanowisku, w zakresie posiadanych uprawnień, udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych regulacji dotyczących kancelarii, obiegu dokumentów, działalności pożytku publicznego, zamówień publicznych oraz dokumentacji Działu Organizacyjno-Prawnego, przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, informacji prawnie chronionych oraz zasad bezpieczeństwa dokumentacji podczas realizacji powierzonych zadań, wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego, związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy

Wymagania:

• Wykształcenie: średnie ogólnokształcące

• Język: polski, w mowie - C2 - biegły, w piśmie - C2 - biegły

• s

• wymagania konieczne: obywatelstwo polskie (o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nie posiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z art. 11 ust 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych Dz. U. z 2024r., poz. 1135), wykształcenie średnie i co najmniej 1 rok stażu pracy, posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, znajomość przepisów:

• ustawa o pracownikach samorządowych, ustawa o samorządzie powiatowym, ustawa o samorządzie gminnym, ustawa o pomocy społecznej, Kodeks Postępowania Administracyjnego, ustawa prawo zamówień publicznych, ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w szczególności zasad zlecania realizacji zadań publicznych i obsługi ofert, zasady i regulacje dotyczące obiegu, porządkowania, przechowywania i archiwizacji dokumentacji, w tym instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej obowiązujących w Ośrodku,

• umiejętność redagowania pism urzędowych i prowadzenia dokumentacji spraw, nieposzlakowana opinia, posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na danym stanowisku

• wymagania dodatkowe: umiejętności: sprawna obsługa komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych, umiejętność porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji oraz organizowania pracy kancelaryjnej i archiwalnej, doświadczenie w pracy administracyjno-biurowej, kancelaryjnej, przy obsłudze zamówień publicznych lub zadań z zakresu działalności pożytku publicznego, umiejętność pracy na platformie przetargowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej, cechy osobowości: zdolności organizacyjne, samodyscyplina, komunikatywność,odpowiedzialność za realizację zadań, terminowość, sumienność, dokładność, rzetelność, samodzielność, zaangażowanie i dyspozycyjność

• Doświadczenie: lata: 1

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 4 970 do 8 500 PLN (Wynagrodzenie brutto)

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: list motywacyjny oraz numer kontaktowy (np. telefon, e-mail), kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje zawodowe, kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe lub oświadczenie kandydata w przypadku trwającego stosunku pracy, kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystaniu z pełni praw publicznych, oświadczenie kandydata o braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, oświadczenie kandydata o nieprowadzeniu działalności gospodarczej, bądź o profilu prowadzonej działalności gospodarczej, oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami Regulaminu zgłoszenia przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Ośrodku Pomocy Społecznej w Świętochłowicach oraz jednostce podległej, klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji procesu rekrutacyjnego, klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do zatrudnienia w Ośrodku Pomocy Społecznej w Świętochłowicach (RODO). Dokumenty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem REFERENT-DZIAŁ ORGANIZACYJNO-PRAWNY lub przesłać listownie w terminie do dnia 04.11.2026 r. na adres: Ośrodek Pomocy Społecznej 41-605 Świętochłowice ul. Imieli 14 pok. 3.13 lub przesłać elektronicznie za pośrednictwem bezpłatnej platformy profilu ePUAP* dokumenty muszą być opatrzone elektronicznym podpisem (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym). Dodatkowe informacje można uzyskać: tel. (032) 707 64 37, (032) 707 64 33. Link do oferty pracy: https://www.ops-sw.4bip.pl/index.php?idg=5&id=503&x=10&y=12

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: osobiście, telefon, poczta