REFERENTKA/REFERENT- Dział Organizacyjno-Prawny K/M

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Wymiar etatu: pełny etat
• Tryb pracy: Stacjonarna

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na czas określony

Opis stanowiska / Obowiązki:

prowadzenie archiwum zakładowego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz bieżąca obsługa zgromadzonego zasobu archiwalnego, realizacja zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego dotyczących archiwum zakładowego, w tym w pierwszej kolejności uporządkowanie dokumentacji kategorii A, w odniesieniu do której stwierdzono nieprawidłowości, przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka do archiwum zakładowego na podstawie właściwej dokumentacji ewidencyjnej, weryfikowanie prawidłowości uporządkowania, oznaczenia i przygotowania dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego, prowadzenie i bieżące aktualizowanie ewidencji zasobu archiwum zakładowego, systematyczne porządkowanie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, w tym dokumentacji nieuporządkowanej, zapewnienie właściwego rozmieszczenia, przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji w pomieszczeniach archiwum zakładowego,udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji uprawnionym pracownikom oraz prowadzenie ewidencji jej udostępniania i zwrotu, przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania oraz sporządzanie wymaganych spisów i dokumentacji związanej z brakowaniem, przygotowywanie materiałów archiwalnych kategorii A do przekazania do Archiwum Państwowego zgodnie z obowiązującymi zasadami, współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie prawidłowego przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego, monitorowanie terminowego przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego przez poszczególne komórki organizacyjne, udzielanie pracownikom informacji i bieżącego instruktażu w zakresie przygotowywania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, zgłaszanie przełożonemu stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących stanu, zabezpieczenia lub sposobu przechowywania dokumentacji archiwalnej, prowadzenie sekretariatu oraz kancelarii ogólnej Ośrodka Pomocy Społecznej, przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do dekretacji korespondencji wpływającej do Ośrodka, nadzór nad obiegiem poczty wpływającej do Ośrodka oraz prowadzenie rejestru e-DOK, przygotowywanie poczty wychodzącej zgodnie z wytycznymi wykonawcy usług pocztowych dla Ośrodka Pomocy Społecznej oraz prowadzenie rejestru e-DOK, współpraca z wykonawcą usług pocztowych oraz bieżące wyjaśnianie spraw związanych z nadawaniem i doręczaniem korespondencji, obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-PUAP) Ośrodka, zarządzanie skrzynką e-mailową sekretariatu oraz przekazywanie i raportowanie najważniejszych wiadomości, prowadzenie terminarza Dyrektora Ośrodka, organizowanie i umawianie spotkań oraz bieżący kontakt z klientami i instytucjami, przygotowywanie i obsługa narad, spotkań oraz innych wydarzeń organizowanych w Ośrodku, prowadzenie terminarza spotkań radcy prawnego, potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem w zakresie posiadanych uprawnień, udzielanie odpowiedzi na pisma, zapytania i wnioski dotyczące spraw objętych zakresem działania stanowiska i Działu, sprawdzanie pod względem merytorycznym oraz opisywanie rachunków i faktur dotyczących zadań realizowanych na stanowisku, obsługa postępowań z zakresu zamówień publicznych w zakresie powierzonym przez przełożonego, przeprowadzanie procedur konkursowych na realizację zadań publicznych, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego w zakresie powierzonym przez przełożonego, inicjowanie i podejmowanie niezbędnych działań w celu ochrony informacji niejawnych i danych osobowych w ramach realizowanych zadań, udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych regulacji dotyczących obiegu dokumentacji, archiwum, kancelarii i sekretariatu, zgodnie z powierzonym zakresem czynności, wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego, związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Język: polski, w mowie - C2 - biegły, w piśmie - C2 - biegły
• Prawo jazdy kat. B
• umiejętność obsługi komputera (Word, Excel, obsługa poczty elektronicznej)
• znajomość obsługi systemu e-DOK Sygnity
• umiejętność obsługi komputera (Word, Excel, obsługa poczty elektronicznej)
• znajomość obsługi systemu e-DOK Sygnity
• w
• wymagania konieczne związane z wykonywaniem pracy na stanowisku: obywatelstwo polskie (o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nie posiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z art. 11 ust 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych Dz. U. z 2024r., poz. 1135), ykształcenie wyższe, posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, znajomość przepisów: ustawa o pracownikach samorządowych, ustawa o samorządzie powiatowym, ustawa o samorządzie gminnym, ustawa o pomocy społecznej, Kodeks Postępowania Administracyjnego, ustawa prawo zamówień publicznych, ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zasady i regulacje dotyczące obiegu, porządkowania, przechowywania i archiwizacji dokumentacji, w tym instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej obowiązujących w Ośrodku, prawo jazdy kategorii B, znajomość obsługi systemu e-DOK Sygnity, nieposzlakowana opinia, posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na danym stanowisku
• wymagania dodatkowe: umiejętności: sprawna obsługa komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych, umiejętność porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji oraz organizowania pracy kancelaryjnej i archiwalnej
• cechy osobowości: zdolności organizacyjne, samodyscyplina, komunikatywność, odpowiedzialność za realizację zadań, terminowość, sumienność, dokładność, rzetelność, samodzielność, zaangażowanie i dyspozycyjność

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 4 970 do 8 500 PLN (Wynagrodzenie brutto)

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: list motywacyjny oraz numer kontaktowy (np. telefon, e-mail), kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje zawodowe,
Kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe lub oświadczenie kandydata w przypadku trwającego stosunku pracy, kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystaniu z pełni praw publicznych, oświadczenie kandydata o braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
Oświadczenie kandydata o nieprowadzeniu działalności gospodarczej, bądź o profilu prowadzonej działalności gospodarczej, oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami Regulaminu zgłoszenia przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Ośrodku Pomocy Społecznej w Świętochłowicach oraz jednostce podległej, klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji procesu rekrutacyjnego, klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do zatrudnienia w Ośrodku Pomocy Społecznej w Świętochłowicach (RODO). Niezłożenie kompletu dokumentów wymaganych w ogłoszeniu będzie skutkowało odrzuceniem oferty ze względów formalnych. Dokumenty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem REFERENT- DZIAŁ ORGANIZACYJNO-PRAWNY lub przesłać listownie w terminie do dnia 19.10.2026 r. na adres: Ośrodek Pomocy Społecznej 41-605 Świętochłowice ul. Imieli 14 pok. 3.13 lub przesłać elektronicznie za pośrednictwem bezpłatnej platformy profilu ePUAP dokumenty muszą być opatrzone elektronicznym podpisem (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym). Dodatkowe informacje można uzyskać: tel. (032) 707 64 37, (032) 707 64 33. Link do oferty pracy: https://www.ops-sw.4bip.pl/index.php?idg=5&id=500&x=10&y=12

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: osobiście, telefon