Specjalista ds. administracji (k/m)

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Godziny w miesiącu: 160
• Wymiar etatu: pełny etat
• Tryb pracy: Stacjonarna

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na okres próbny

Opis stanowiska / Obowiązki:

Obsługa administracyjno - realizacyjna przedsięwzięć i działalności bieżącej, w tym nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz opracowywanie oraz aktualizacja procedur administracyjnych, a także organizacja zaopatrzenia instytucji w materiały i sprzęt, administracyjne wspieranie działalności komórek organizacyjnych NCK, w tym współpraca przy przygotowywaniu projektów zarządzeń, instrukcji i regulaminów wewnętrznych, wspieranie prowadzenia spraw najmu i użyczania pomieszczeń NCK
w uzgodnieniu z kierownikiem Działu Produkcji i Organizacji, zlecanie dodatkowych prac firmom sprawującym ochronę fizyczną obiektów oraz firmie sprzątającej zgodnie z harmonogramem imprez odbywających się w NCK, współpraca przy przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań dot. udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej obowiązującego progu przetargowego, zgodnie z postanowieniami regulaminu wewnętrznego, wykonywanie samokontroli zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej, dokonywanie samooceny w ramach kontroli zarządczej, uwzględnianie zasad dostępności, równości i inkluzyjności
w projektowaniu i realizacji działań, nadzór nad wyposażeniem biurowym i majątkiem instytucji, prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową
i zaopatrzeniem. Udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych, prowadzenie magazynu wydawnictw NCK, dystrybucja wydawnictw, w tym prowadzenie sprzedaży przez internet, dokonywanie zakupów na bieżące potrzeby NCK, na podstawie zleceń wydanych przez Dyrektora/kierownika Działu, sporządzanie zestawień, raportów i analiz administracyjnych, przygotowywanie danych do planów rzeczowo-finansowych, analiza kosztów administracyjnych, rekomendowanie usprawnień organizacyjnych i optymalizacji procesów, wykonywanie samokontroli zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej, wykonywanie kontroli merytorycznej NCK Gdańsk, udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych, pełnienie funkcji członka zakładowej komisji przetargowej, przygotowywanie projektów umów związanych z realizowanymi zadaniami we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym, gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu wykonywanych obowiązków pracowniczych, współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi oraz samodzielnymi pracownikami NCK,
monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt), podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych itd., dbanie o pozytywny wizerunek NCK Gdańsk, wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności NCK Gdańsk oraz w kompetencjach pracownika, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami, w tym zastępowanie innych pracowników w czasie ich nieobecności.

Wymagania:

• Wykształcenie: średnie ogólnokształcące

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
  wykształcenie wyższe oraz min. 2 lata doświadczenia w pracy o podobnym profilu do oczekiwanego lub wykształcenie średnie oraz min. 5 lat doświadczenia w pracy o podobnym profilu do oczekiwanego, biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365(Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams), wiedza z zakresu powierzonego stanowiska, dobra organizacja pracy, bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, komunikatywna znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego języka obcego.

• Doświadczenie: lata: 2

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 5 800 do 6 400 PLN (Wynagrodzenie brutto)
• pracodawca oferuje: wynagrodzenie zasadnicze od 5.800 do 6.400 brutto, w wysokości zależnej od posiadanego doświadczenia i kompetencji, możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, możliwość uzyskania dofinansowania do studiów wyższych, nauki języków obcych, możliwość realizacji pasji i zainteresowań związanych z kulturą i sprawami społecznymi. Udział w wielu wydarzeniach kulturalnych. Dodatek stażowy, w zależności od stażu pracy, od 5 do 20%, świadczenie urlopowe, możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia na życie, możliwość otrzymania premii motywacyjnej oraz nagrody rocznej, możliwości awansu lub przeniesienia do innego działu, warunki pracy zgodne z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy, elastyczne godziny pracy, stabilną pracę w kreatywnym zespole, narzędzia niezbędne do wykonywania pracy.

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: Wymagane dokumenty: życiorys, oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji, oświadczenie, o którym mówi ustawa o ochronie małoletnich do celów weryfikacji niekaralności, opcjonalnie (do wglądu podczas spotkania) dokumenty potwierdzające wykształcenie, doświadczenie zawodowe i umiejętności, referencje mile widziane.
Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni o terminie rozmowy wstępnej.
Oferty osób niezakwalifikowanych zostaną zniszczone 3 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji.
Dokumenty można wysyłać drogą mailową, osobiście lub pocztą na adres korespondencyjny.
Ogłoszenie do 20.09.2026 r., kontakt z wybranymi osobami do 25 września,
rozmowy kwalifikacyjne do końca września 2026 r.

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: telefon, e-mail, poczta