Specjalista ds. gospodarczych (k/m)

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Wymiar etatu: pełny etat

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na czas określony

Opis stanowiska / Obowiązki:

1. Prowadzenie spraw związanych z inwestycjami i remontami (usługi, dostawy) na terenie szkoły, zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych,:

• organizacja remontów bieżących ( poszukiwanie wykonawców, przygotowanie umów, nadzór nad realizacją),
• planowanie, organizowanie i nadzorowanie robót remontowych na obiektach szkoły,
• zabezpiecza ich realizację, sporządza sprawozdawczość w tym zakresie.
• uczestnictwo w odbiorach robót
• przygotowanie materiałów i warunków konkursowych, specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie opisu przedmiotu zamówienia oraz istotnych postanowień umowy,
• udział w pracach komisji konkursowej i przetargowej,
• prowadzenie dokumentacji dotyczących zamówień publicznych,
• udział w pracach komisji odbioru częściowego i końcowego inwestycji i prac remontowych,

2. Prowadzenie spraw związanych z bieżącym administrowaniem nieruchomości szkoły:
   a) prowadzenie dokumentacji technicznej, utrzymanie budynków, urządzeń technicznych, infrastruktury, terenu przyległego w należytym stanie technicznym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
   b) organizowanie i udział w komisjach przeprowadzających przeglądy techniczne obiektów budowlanych, urządzeń technicznych i instalacji,
   c) zapewnienie sprawności techniczno-eksploatacyjnej obiektów, urządzeń, instalacji,
   d) wyposażanie szkoły w sprzęt, instrukcje p.poż., oznakowanie dróg ewakuacyjnych,
   e) zabezpieczenie majątku szkoły przed włamaniami i kradzieżami,
   f) udział w odczytach urządzeń pomiarowych zużycia wody, energii cieplnej, elektrycznej.

3. Zapewnia sprawność techniczną i eksploatacyjną budynków ZSBiKU, dróg wewnętrznych oraz urządzeń:

• dba o sprawność i terminowość okresowych przeglądów budynku, instalacji p/poż., odgromowej, elektrycznej, wod-kan., grzewczej,
• organizuje konserwację i naprawy urządzeń i sprzętu będącego na wyposażeniu placówki.
• nadzór nad bieżącą konserwacją budynku, sprzętu i instalacji
• organizowanie drobnych napraw i większych remontów
• współpraca z firmami zewnętrznymi i serwisami

4. Prowadzenie dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie, zarówno w ustawie jak i regulaminach wewnętrznych.

5. Prowadzenie dokumentacji związanej z wynajmem pomieszczeń i terenu przyległego, m.in.: przygotowanie umów wynajmu pomieszczeń szkolnych, prowadzenie rozliczeń z użytkownikami wynajmującymi pomieszczenia szkolne, prowadzenie prac związanych z przekazaniem pomieszczeń nowym użytkownikom, prowadzenie rejestru wszystkich umów najmu. Wystawanie faktur sprzedażowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawartymi umowami oraz wystawianie not obciążeniowych dotyczących rozliczeń między jednostkami.

6. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia i majątku szkolnego.

7. Realizacja zakupów wyposażenia materialnego szkoły, druków i materiałów kancelaryjnych, a także środków czystości niezbędnych dla bezpiecznego i higienicznego funkcjonowania obiektów,

8. Wydawanie, ewidencjonowanie i rozliczanie środków czystości i ochrony osobistej pracowników.

9. Zakup materiałów budowlanych, narzędzi, sprzętu związanych z utrzymaniem obiektów szkolnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych.

10. Prowadzenie analizy wydatków za dostawę mediów, zlecane usługi, zakupy środków i materiałów do utrzymywania czystości, zakupy materiałów eksploatacyjnych itp.,

11. Odbiór i porządkowanie dokumentacji dotyczącej zakupów, dostaw, zakończenia inwestycji i prac remontowych, atestów, certyfikatów, instrukcji obsługi, kart gwarancyjnych,

12. Prowadzenie całości spraw związanych z inwentaryzacją, prowadzenie ksiąg inwentarzowych i środków trwałych, m.in.: ocechowanie sprzętu szkoły, kasacja zbędnego mienia, przyjmowanie na stan majątku, wprowadzanie na stan i zdejmowanie ze stanu ksiąg inwentarzowych, organizacja inwentaryzacji rocznej i okresowej.

13. Obsługa techniczna imprez i uroczystości (nagłośnienie, wystrój pomieszczeń, wywieszanie flag). Koordynowanie i wydawanie sprzętu i materiałów promocyjnych.

14. Sporządzanie sprawozdawczości wynikającej z przydzielonego zakresu obowiązków.

15. Sporządzanie sprawozdań do GUS (Głównego Urzędu Statystycznego) w zakresie administrowania budynkiem zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, m.in. ustawa o dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

16. Obsługa strony BIP szkoły aktualizacja i weryfikacja informacji zawartych oraz prowadzenie rejestru umów i zakupów zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.

17. Prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentów dotyczących spraw administracyjno-gospodarczych szkoły wg rzeczowego wykazu i instrukcji kancelaryjnej.

18. Nadzorowanie i koordynowanie prowadzenia archiwum zakładowego (szkolnego) zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, tj.:
    współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego/składnicy akt,
    przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
    przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji,
    wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego/składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
    udostępnianie dokumentacji,
    przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo właściwego archiwum państwowego,
    inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,
    (wszystkie prace związane z wysiłkiem fizycznym, bądź wymagające wspinania się po drabinie będą wykonywane przez konserwatorów bądź inne osoby do tego wyznaczone pod nadzorem pracownika)

19. Obsługa KSeF - Krajowy System e-Faktur. Sprawdzanie dokumentów pod względem merytorycznym, gospodarności i celowości oraz zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. Opisywanie faktur zgodnie z przyjętą polityką w jednostce.

20. Przygotowuje dane do projektu budżetu placówki odnośnie wydatków rzeczowych placówki m.in:

• na zakup energii,
• materiałów i wyposażenia,
• usług pozostałych,

21. Określa zaangażowanie środków.

22. Stwarza odpowiednie warunku pracy oraz zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy dla pracowników i nauki dla uczniów, słuchaczy, kursantów .

23.Nadzoruje realizację zadań z zakresu obrony cywilnej oraz prowadzi dokumentację w tym zakresie.

24. Organizuje i kontroluje na bieżąco zgodność zabezpieczenia budynku z obowiązującymi w tym zakresie przepisami bhp, p.poż.

25. Wprowadza na bieżąco niezbędne dane do SIO (systemu informacji oświatowej) dotyczące budynków, sprzętu oraz majątku.

26. Przygotowywanie i aktualizacja Zarządzeń związanych z zakresem obowiązków wynikających z zajmowanego stanowiska zgodnie z obowiązującymi przepisami.

27. Współpraca z organem prowadzącym i jednostkami nadrzędnymi w zakresie wykonywanych obowiązków.

28. Dba nad zabezpieczeniem budynku przed wejściem nieuprawnionych osób postronnych do budynków szkoły.

29. Nadzorowanie pracowników obsługi w zakresie przestrzegania dyscypliny pracy oraz wywiązywania się z powierzonych im obowiązków. Bieżące zlecanie prac i koordynowanie wykonywania zadań przez pracowników obsługi. Gospodarowanie środkami czystości i rozliczanie ich zużycia. Sporządzanie rozkładów czasu pracy pracownikom obsługi (grafiki).

30. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służbowymi wykonuje polecenia przełożonego, które nie są wyszczególnione w niniejszym zakresie obowiązków a wiążą się z rodzajem wykonywanej pracy jeżeli nie są sprzeczne z przepisami praw pracy lub umową o pracę.

Wymagania:

• Wykształcenie: średnie branżowe

• biegła obsługa komputera, Microsoft Office

• dokładność

• komunikatywność, wysoka kultura osobista

• biegła obsługa komputera, Microsoft Office

• dokładność

• komunikatywność, wysoka kultura osobista

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 5 330 PLN (Wynagrodzenie brutto)

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: CV

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: osobiście, telefon, e-mail