Referent administracyjny

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Godziny w miesiącu: 160
• Wymiar etatu: pełny etat

Rodzaj zatrudnienia: Nie dotyczy

Opis stanowiska / Obowiązki:

1. Zapoznanie się z przepisami instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowym wykazem akt.
2. Zapoznanie się z przepisami ustawy o samorządzie gminnym, Kodeksem postepowania administracyjnego oraz Prawem Zamówień publicznych.
3. Zapoznanie się z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta Lubań, w tym ze szczególnym uwzględnieniem Wydziału Organizacyjno-Prawnego.
4. Szkolenie wstępne BHP.
5. Archiwizacja dokumentów:

• Usuwanie części metalowych (spinacze),
• Spinanie dokumentacji klipsami archiwizacyjnymi,
• Opisywanie poszczególnych teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
• Sporządzanie spisów akt do przekazania do archiwum zakładowego.

6. Prowadzenie rejestrów upoważnień oraz aktów prawa miejscowego.
7. Obsługa interesantów w Biurze Obsługi Interesantów:

• Przyjmowanie dokumentów od interesantów i udzielanie informacji na temat załatwianych spraw, kierowanie do merytorycznych wydziałów,
• Wydawanie odpowiednich druków interesantom,
• Wydawanie adresatom niedoręczonej korespondencji złożonej przez doręczycieli.

8. Obsługa Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów SIDAS:

• Szkolenie z obsługi systemu,
• Rejestracja korespondencji przychodzącej w systemie,
• Rozdział korespondencji wychodzącej w systemie,
• Rozdział korespondencji dla doręczycieli,
• Przygotowanie dziennych raportów wysyłki korespondencji,

9. Organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego na cele administracyjne, zakup materiałów i pomocy biurowych oraz pieczęci urzędowych:

• Przyjmowanie zapotrzebowań wydziałów na materiały biurowe,
• Sporządzanie zbiorczych zamówień materiałów biurowych do dostawcy,
• Bieżąca kontrola realizacja umowy na dostawę art. biurowych,
• Zamawianie pieczęci i ich ewidencja,
• Przygotowywanie zamówień na prasę oraz publikacje fachowe.

10. Doręczanie korespondencji Urzędu Miasta Lubań na Pocztę i do lubańskich firm i instytucji

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: 2 854,30 PLN (Stypendium brutto)

Jak aplikować:

za pośrednictwem urzędu