Specjalista/ Specjalistka ds. administracyjnych w Dziale Administracyjno-Gospodarczym

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Wymiar etatu: pełny etat

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na czas określony

Opis stanowiska / Obowiązki:

• kompleksowa obsługa administracyjna sekretariatu oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania bieżących procesów organizacyjnych instytucji,
• prowadzenie korespondencji oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów i informacji,
• przygotowywanie pism, umów, zestawień, raportów i innych dokumentów związanych z bieżącą działalnością instytucji,
• organizacyjne wsparcie Dyrektora i Zastępcy dyrektora, w tym koordynowanie kalendarza spotkań oraz organizacja spotkań i wyjazdów służbowych,
• prowadzenie i porządkowanie dokumentacji oraz zapewnienie jej właściwego archiwizowania,
• realizacja zadań administracyjnych związanych ze współpracą z podmiotami zewnętrznymi, instytucjami i kontrahentami,
• udział w realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz elektronicznych systemów komunikacji i obiegu dokumentów,
• współpraca przy realizacji zadań z zakresu ochrony danych osobowych, kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem,
• udział w realizacji bieżących zadań organizacyjnych i administracyjnych instytucji,
  zapewnienie sprawnej komunikacji z pracownikami, współpracownikami oraz podmiotami zewnętrznymi,
• prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi (ZP), w tym planowanie, aktualizacja oraz obsługa dokumentacji i systemów w zakresie zamówień publicznych,
• prowadzenie Centralnego Rejestru Umów (CRU) jednostki, w tym bieżąca ewidencja i aktualizacja danych dotyczących zawieranych umów.

Szczegóły oferty: https://planetarium.olsztyn.pl/oferty-pracy_
Godziny pracy: 7:00-15:00

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Wymagania konieczne:
• wykształcenie wyższe, mile widziane wykształcenie kierunkowe (m.in. związane z administracją, prawem),
• dobra znajomość języka angielskiego,
• doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub sekretarskiej,
• dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów,
• umiejętność sprawnego redagowania pism, korespondencji i innych dokumentów,
• umiejętność pracy z dokumentacją oraz znajomość zasad prawidłowego obiegu dokumentów,
• dokładność, systematyczność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań,
• komunikatywność, wysoka kultura osobista oraz umiejętność współpracy z pracownikami i kadrą kierowniczą,
• umiejętność zachowania poufności i odpowiedzialnego postępowania z informacjami służbowymi.
• Wymagania dodatkowe:
• doświadczenie w pracy w instytucji kultury, administracji publicznej lub jednostce sektora finansów publicznych,
• znajomość zasad prowadzenia dokumentacji kancelaryjnej i archiwizacji dokumentów,
• znajomość elektronicznych systemów obiegu dokumentów oraz platform administracji publicznej,
• znajomość podstawowych zagadnień związanych z ochroną danych osobowych,
• doświadczenie w przygotowywaniu umów, zestawień, raportów lub dokumentacji administracyjnej.

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 6 000 do 6 500 PLN (Wynagrodzenie brutto)
• Umowa na czas określony z perspektywą umowy stałej. Stabilne zatrudnienie w renomowanej samorządowej instytucji kultury w ramach umowy o pracę. Możliwość rozwoju zawodowego między innymi poprzez udział w szkoleniach podnoszących kwalifikacje. Pracę w ścisłym centrum Olsztyna z dogodnym dostępem do komunikacji miejskiej. Możliwość współtworzenia nowoczesnej instytucji kultury będącej w trakcie realizacji projektu modernizacji i rozwoju. Pracę w przyjaznym i zaangażowanym zespole.

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: 1. CV
2. Oświadczenie o treści: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych Dz. Ustaw z 2018. Poz 1000, oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE RODO)
3. Oświadczenie o niekaralności

Inne Informacje:

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne, złożone po terminie- nie będą rozpatrywane
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej
4. Informujemy, że odpowiemy tylko n wybrane oferty,
5. Rekrutujemy zgodnie z wymogami Ustawy o ochronie małoletnich,
6. Wymagane dokumenty należy składać w wersji elektronicznej na adres: [email protected];
   7.Termin składania dokumentów upływa z dniem : 30.09.2026r.

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: telefon, e-mail