Specjalista/ Specjalistka ds. kadr i płac oraz obsługi sekretariatu

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Wymiar etatu: pełny etat

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na okres próbny

Opis stanowiska / Obowiązki:

Główne obowiązki:

• kompleksowe prowadzenie spraw kadrowych i płacowych pracowników Muzeum, w tym akt osobowych oraz dokumentacji związanej z nawiązaniem, przebiegiem i rozwiązaniem stosunku pracy,
• przygotowywanie dokumentacji pracowniczej, w szczególności umów o pracę, dokumentów dotyczących zmiany warunków zatrudnienia, świadectw pracy, zaświadczeń oraz innych dokumentów wynikających ze stosunku pracy,
• naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie list płac, rozliczanie umów cywilnoprawnych oraz innych świadczeń pracowniczych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa,
• sporządzanie i przekazywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS, urzędu skarbowego oraz innych właściwych instytucji,
• obsługa pracowniczych planów kapitałowych (PPK), prowadzenie dokumentacji i sporządzanie wymaganych informacji oraz rozliczeń dotyczących PFRON, a także przygotowywanie i przekazywanie sprawozdań statystycznych do głównego urzędu statystycznego (GUS) w zakresie spraw kadrowo-płacowych,
• prowadzenie i weryfikowanie ewidencji czasu pracy, rozliczanie czasu pracy, w tym pracy w systemie równoważnym, godzin nadliczbowych, pracy w porze nocnej, niedziele i święta, a także prowadzenie dokumentacji urlopowej i dotyczącej absencji pracowników,
• monitorowanie terminów badań profilaktycznych, szkoleń BHP i innych obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy oraz przygotowywanie dokumentacji w tym zakresie,
• prowadzenie dokumentacji związanej z pracowniczymi uprawnieniami i obowiązkami, w tym dotyczącymi urlopów, zasiłków, uprawnień rodzicielskich oraz zatrudniania osób z niepełnosprawnościami,
• przygotowywanie projektów regulaminów, zarządzeń, procedur i innych aktów wewnętrznych Muzeum, w szczególności w zakresie prawa pracy, wynagradzania, dokumentacji pracowniczej, archiwizacji i obiegu dokumentów,
• bieżące monitorowanie zmian w przepisach prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej oraz informowanie przełożonych o zmianach wymagających dostosowania wewnętrznych regulacji i procedur Muzeum,
• opracowywanie projektów aktualizacji wewnętrznych regulacji i procedur w związku ze zmianami obowiązujących przepisów oraz potrzebami organizacyjnymi Muzeum,
• przygotowywanie zestawień, analiz, sprawozdań i raportów dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń oraz innych zagadnień kadrowo-płacowych, w tym na potrzeby dyrektora, organizatora muzeum i uprawnionych instytucji,
• prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników, w tym przygotowywanie ogłoszeń o naborze, dokumentacji rekrutacyjnej oraz dokumentów związanych z zatrudnieniem wybranych kandydatów,
• obsługa sekretariatu Muzeum, w szczególności przyjmowanie, rejestrowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji oraz prowadzenie wymaganych rejestrów i ewidencji,
• zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów i korespondencji, w tym obsługa systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz współpraca przy ich wdrażaniu i doskonaleniu,
• przygotowywanie i redagowanie pism urzędowych, korespondencji służbowej, notatek oraz innych dokumentów związanych z bieżącą działalnością Muzeum,
• obsługa połączeń telefonicznych, poczty elektronicznej, terminarza spotkań oraz bieżących kontaktów z pracownikami, interesantami, instytucjami i podmiotami współpracującymi z Muzeum,
• organizowanie obsługi administracyjnej spotkań, narad i zebrań służbowych, w tym przygotowywanie niezbędnych materiałów i dokumentacji,
• przygotowywanie i porządkowanie dokumentacji oraz przekazywanie jej do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regulacjami Muzeum,
• współpraca z głównym księgowym, kierownikami komórek organizacyjnych i pozostałymi pracownikami w zakresie prawidłowej realizacji spraw kadrowo-płacowych i administracyjnych,
• przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, zachowania poufności informacji, prawa pracy oraz wewnętrznych regulacji obowiązujących w Muzeum,
• wykonywanie innych zadań związanych z charakterem zajmowanego stanowiska, zleconych przez przełożonych.

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat), kierunek: pref.:administr./prawo/zarządz.zas.ludzkimi/ekonomia/finanse-rachunk.
• obsługa komputera - pakiet programów office
• obsługa komputera - pakiet programów office
  Wymagania konieczne:

• wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: administracja, prawo, zarządzanie zasobami ludzkimi, ekonomia, finanse i rachunkowość lub inne kierunki uzupełnione studiami podyplomowymi albo specjalistycznymi kwalifikacjami z zakresu kadr i płac,
• minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze kadr i płac, obejmujące praktyczną realizację zadań kadrowych lub kadrowo-płacowych,
• praktyczna znajomość przepisów Kodeksu pracy, przepisów o ubezpieczeniach społecznych, podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zasad naliczania wynagrodzeń,
• znajomość przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, ewidencji czasu pracy oraz rozliczania uprawnień pracowniczych,
• umiejętność sporządzania dokumentacji kadrowej i płacowej oraz przygotowywania wymaganych deklaracji i rozliczeń,
• bardzo dobra znajomość obsługi komputera, pakietu MS Office oraz podstawowych urządzeń i narzędzi biurowych,
• umiejętność samodzielnego redagowania pism urzędowych, sporządzania dokumentacji służbowej oraz komunikacji w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych,
• umiejętność samodzielnej organizacji pracy, ustalania priorytetów i terminowej realizacji powierzonych zadań,
• dokładność, rzetelność, odpowiedzialność, samodzielność oraz umiejętność analitycznego myślenia i rozwiązywania problemów,
• wysoka kultura osobista, komunikatywność oraz umiejętność współpracy z zespołem,
• umiejętność zachowania poufności i należytej staranności przy przetwarzaniu danych osobowych, w szczególności danych kadrowych i płacowych,
• gotowość do wykonywania obowiązków służbowych również w weekendy, święta oraz poza standardowymi godzinami pracy podczas wydarzeń organizowanych przez muzeum;
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
• niekaralność za przestępstwa popełnione umyślnie.
  Wymagania dodatkowe (mile widziane):
• doświadczenie w samodzielnym i kompleksowym prowadzeniu spraw kadrowo-płacowych, w szczególności w samorządowej instytucji kultury, jednostce sektora finansów publicznych lub innej jednostce publicznej,
• znajomość programów kadrowo-płacowych i księgowych, Comarch ERP Optima, oraz systemów elektronicznej komunikacji z ZUS i administracją skarbową,
• znajomość systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją, w szczególności EZD RP oraz praktycznych zasad elektronicznego obiegu dokumentów,
• znajomość przepisów dotyczących funkcjonowania samorządowych instytucji kultury, w szczególności ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
• znajomość zasad prowadzenia dokumentacji kancelaryjnej zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA) oraz przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji,
• doświadczenie w przygotowywaniu i aktualizowaniu wewnętrznych regulaminów, zarządzeń i procedur, w szczególności z zakresu prawa pracy, wynagradzania oraz organizacji pracy,
• praktyczna znajomość zasad rozliczania czasu pracy w systemie równoważnym oraz zatrudniania pracowników z niepełnosprawnościami,
• doświadczenie w przygotowywaniu sprawozdań kadrowo-płacowych, w tym sprawozdań statystycznych GUS oraz dokumentacji związanej z PFRON,
• ukończone studia podyplomowe, kursy lub szkolenia specjalistyczne z zakresu kadr i płac, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych lub administracji publicznej,
• umiejętność interpretacji przepisów prawa i praktycznego stosowania ich w bieżącej działalności jednostki.

• Doświadczenie: 2.00

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 5 000 do 6 000 PLN (Wynagrodzenie brutto)
• ; Oferujemy: wynagrodzenie zasadnicze w przedziale od 5000,00 do 6000,00 zł brutto w zależności od doświadczenia kandydata; dodatek stażowy od 5 % do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy; stabilne zatrudnienie w instytucji kultury.

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: Wymagane dokumenty:

1. podpisane: list motywacyjny i CV,
2. podpisane oświadczenie o treści: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie przez Muzeum-Skansen Kurpiowski im. Adama Chętnika w Nowogrodzie, w celu udziału w rekrutacji na stanowisko Specjalista / Specjalistka ds. kadr i płac oraz obsługi sekretariatu (zgodnie z art, 7 ust,1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r, w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych ) dalej RODO), Powyższa zgoda została wyrażona dobrowolnie zgodnie z art, 4 pkt,11 RODO,
3. oryginał kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
4. kopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie i kwalifikacje zawodowe;
5. kopie świadectw pracy lub zaświadczeń o aktualnym zatrudnianiu, jego okresie i zajmowanym stanowisku;
6. kopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach;
7. własnoręcznie podpisane oświadczenie (skan) o:

• niekaralności za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów, za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub za przestępstwo skarbowe,
• posiadaniu zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznym.

• Wzory oświadczeń zostały załączone do niniejszej oferty.

Dodatkowe informacje dotyczące naboru: kandydaci proszeni są o podanie numeru telefonu i adresu poczty elektronicznej; kandydaci spełniający wymagania formalne, którzy po analizie dokumentów zostaną zakwalifikowani do kolejnego etapu naboru, będą powiadomieni telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej o terminie i miejscu jego przeprowadzenia; kandydaci, których oferty nie spełniają wymagań formalnych nie będą o tym powiadamiani; informacja telefoniczna: tel. 739 920 705

Zainteresowane osoby prosimy o dostarczenie dokumentów w terminie do dnia 06.11.2026 r,

Dokumenty należy wysłać na adres: 18-414 Nowogród, ul. Zamkowa 25 lub dostarczyć osobiście na adres: ul. A. Chętnika 6, 18-414 Nowogród, z dopiskiem: OFERTA PRACY NA STANOWISKO: Specjalista / Specjalistka ds. kadr i płac oraz obsługi sekretariatu lub przesłać na adres: [email protected] w tytule wpisując: OFERTA PRACY NA STANOWISKO: Specjalista/ Specjalistka ds. kadr i płac oraz obsługi sekretariatu.

Inne informacje: oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data wpływu), oferty osób, które nie zostały wybrane na dane stanowisko w procesie rekrutacji, a które nie zostały odebrane osobiście przez zainteresowanych w terminie do 3 miesięcy od daty zakończenia naboru, zostaną komisyjnie zniszczone.

Pełna treść naboru (wraz z wymaganymi załącznikami) znajduje się na stronie BIP Muzeum-Skansen Kurpiowski im. Adama Chętnika w Nowogrodzie: https://bip-skansenkurpiowski.podlaskie.eu/ofertapracy/

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: osobiście, e-mail, poczta, Termin: do dnia 06.11.2026 r.