Osoba pracująca na stanowisku sekretarza gminy

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Godziny w miesiącu: 160
• Wymiar etatu: pełny etat
• Tryb pracy: Stacjonarna

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na czas określony

Opis stanowiska / Obowiązki:

1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu,
2. nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał rady,
3. opracowywanie projektów zmian regulaminu,
4. opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,
5. uzgadnianie zakresów czynności na stanowiskach pracy opracowanych przez kierowników referatów,
6. nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z doskonaleniem kadr,
7. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie,
8. opracowywanie projektów zarządzeń wójta,
9. prowadzenie rejestru zarządzeń wójta, w tym zbioru zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta, jako organu gminy i zbioru aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów,
10. koordynacja i organizacja spraw związanych ze spisami,
11. współpraca z urzędnikiem wyborczym/urzędnikami wyborczymi,
12. współpraca z radą gminy,
13. przedstawianie Wójtowi propozycji powierzenia określonych czynności pracownikom, w szczególności tych, których w dniu opracowania regulaminu nie powierzono nikomu i których konieczność wykonania nastąpi w czasie przyszłym,
14. poświadczanie własnoręczności podpisu w przypadkach, gdy czynność tę przewidziano w przepisach powszechnie obowiązujących dla wójta, organów administracji
    samorządowej, organów samorządu terytorialnego, jednostek samorządu terytorialnego, władz gminnych lub pracodawcy,
15. poświadczanie zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów lub kopii dokumentów, wytworzonych w Urzędzie Gminy w Iłowie-Osadzie, lub dokumentów przechowywanych
    w Urzędzie, lub przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych przez Urząd postępowań,
16. nadzór nad prowadzeniem rejestru skarg i wniosków rozpatrywanych przez wójta,
17. zapewnienie realizacji kontroli zarządczej w części dotyczącej kontroli wewnętrznej Referatu Organizacyjno Administracyjnego,
18. koordynowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem staży i praktyk absolwenckich, studenckich i zawodowych,
19. prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem pracowników poprzez Powiatowy Urząd Pracy, w tym np. współdziałanie z PUP w zakresie organizacji staży, robót publicznych, prac interwencyjnych,
20. współpraca z IOD dot. zachowania bezpieczeństwa informacji i danych osobowych,
21. nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów pracowników Urzędu,
22. gromadzenie, przechowywanie i przekazywanie do Urzędu Skarbowego oświadczeń majątkowych złożonych przez kierowników jednostek organizacyjnych, kierowników
    referatów, sekretarza, skarbnika i osób upoważnionych do podpisywania decyzji w imieniu wójta,
23. opracowywanie okresowych informacji o złożonych przez ww. osoby oświadczeniach, w tym m.in.: osobach, które złożyły oświadczenia w terminie, nie złożyły oświadczeń lub
    złożyły je po terminie, nieprawidłowościach stwierdzonych w oświadczeniach, działaniach podjętych w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami,
24. prowadzenie spraw z zakresu upoważniania osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta, jako organu gminy oraz udzielania pełnomocnictw, we współpracy z kierownikami referatów oraz kierownikami i dyrektorami jednostek organizacyjnych,
25. nadzór nad zamówieniami publicznymi w Urzędzie Gminy,
26. dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu Gminy Iłowo-Osada zgodnie z udzielonymi upoważnieniami,
27. dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec kierowników gminnych jednostek organizacyjnych Gminy Iłowo-Osada, za wyjątkiem zatrudniania, zwalniania, zmiany
    stosunku pracy i ustalania wynagrodzenia,
28. Sekretarz pełni jednocześnie funkcję Kierownika Referatu Organizacyjno - Administracyjnego i w tym zakresie nadzoruje jego pracę.
29. Przygotowanie szczegółowych zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy przygotowuje sekretarz gminy.
30. Koordynowanie obiegu dokumentów i spraw w Urzędzie, w tym monitorowanie terminowości załatwiania spraw przez referaty i samodzielne stanowiska pracy.
31. Nadzór organizacyjny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, zasad dekretacji, rejestracji spraw oraz przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.
32. Koordynowanie wdrażania i stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją, systemów teleinformatycznych wspierających obieg spraw oraz zasad korzystania z elektronicznych form komunikacji z mieszkańcami i instytucjami.
33. Nadzór organizacyjny nad prawidłowym prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu, w szczególności w zakresie kompletności, aktualności, terminowości publikacji oraz metryk publikowanych dokumentów.
34. Koordynowanie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej, w tym monitorowanie terminowości odpowiedzi, współpraca z komórkami merytorycznymi oraz z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie anonimizacji i ochrony danych osobowych.
35. Koordynowanie obiegu i terminowości przygotowywania odpowiedzi na interpelacje, zapytania, wnioski radnych, wnioski komisji Rady Gminy oraz petycje, w zakresie dotyczącym pracy Urzędu.
36. Koordynowanie opracowywania, aktualizacji i przeglądu procedur wewnętrznych, instrukcji, regulaminów oraz zarządzeń dotyczących organizacji pracy Urzędu.
37. Koordynowanie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie, w szczególności w zakresie identyfikacji ryzyk, monitorowania realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarządczej oraz przygotowywania informacji i materiałów dla Wójta.
38. Współpraca ze Skarbnikiem, kierownikami referatów i pracownikami merytorycznymi w zakresie organizacyjnego zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów finansowych, umów, zamówień publicznych oraz dokumentacji podlegającej publikacji lub rejestracji.
39. Koordynowanie realizacji obowiązków związanych z Centralnym Rejestrem Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, w zakresie powierzonym przez Wójta, w szczególności poprzez nadzór nad terminowością i kompletnością przekazywania danych przez właściwe komórki organizacyjne.
40. Współpraca z Inspektorem Ochrony Danych oraz osobą odpowiedzialną za informatyzację i cyberbezpieczeństwo w zakresie organizacyjnego zapewnienia bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych, uprawnień dostępowych oraz realizacji procedur wewnętrznych.
41. Koordynowanie działań związanych z dostępnością Urzędu dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym współpraca z koordynatorem dostępności, jeżeli został wyznaczony.
42. Prowadzenie lub koordynowanie rejestrów wewnętrznych pozostających w zakresie działania Referatu Organizacyjno-Administracyjnego, jeżeli nie zostały powierzone innym pracownikom.
43. Wykonywanie innych zadań z zakresu organizacji pracy Urzędu powierzonych przez Wójta, wynikających z przepisów prawa, zarządzeń Wójta, uchwał Rady Gminy oraz potrzeb bieżącego funkcjonowania Urzędu.

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Wymagania niezbędne:
• a) obywatelstwo polskie,
• b) wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym i nauce,
• c) co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach , których mowa w art.2 ustawy o pracownikach samorządowych, w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach lub osoba posiadająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 ustawy o pracownikach samorządowych, oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych,
• d) pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych,
• e) brak skazania za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• f) nieposzlakowana opinia,
• g) znajomość prawa administracyjnego,
• h) znajomość ustawy o samorządzie gminnym,
• i) znajomość prawa pracy,
• j) znajomość ustawy o pracownikach samorządowych,
• k) znajomość ustawy o dostępie do informacji publicznych,
• l) znajomość ustawy o ochronie danych osobowych,
• m) znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych ,
• n) znajomość zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w urzędzie,
• o) znajomość ustawy o finansach publicznych,
• p) znajomość Prawa zamówień publicznych.
• Wymagania dodatkowe:
• a) umiejętność realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi,
• b) umiejętności w zakresie zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu,
• c) umiejętność rozwiązywania trudnych sytuacji,
• d) konieczność szybkiego reagowania i podejmowania wiążących decyzji,
• e) zdolności negocjacyjne,
• f) rzetelność, odpowiedzialność, dyspozycyjność, kreatywność, komunikatywność.

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 5 850 do 9 800 PLN (Wynagrodzenie brutto)
• wynagrodzenie zasadnicze wg kat.zaszeregowania na ww. stanowisku XVII - XIX (od 5.850 zł do 9.800 zł) wraz z przysługującymi dodatkami zgodnie z Regulaminem wynagradzania pracowników samorządowych Urzędu Gminy w Iłowie-Osadzie (Zarządzenie Nr 24/2025 Wójta Gminy Iłowo-Osada z dnia 27 października 2025r. z późn.zm.) w zależności od doświadczenia i umiejętności kandydata

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: Wymagane dokumenty:

1. życiorys zawodowy (CV);
2. list motywacyjny;
3. kwestionariusz osobowy;
4. kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie;
5. kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe (kopie świadectw pracy lub inne dokumenty potwierdzające wymagany okres zatrudnienia);
6. wymagane oświadczenia: oświadczenie o niekaralności za przestępstwa umyślne, oświadczenie o posiadanym obywatelstwie polskim, oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełnych praw publicznych;
7. kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność jeżeli kandydat zamierza korzystać z uprawnień wynikających z ustawy;
8. kopie zaświadczeń o ukończonych kursach i szkoleniach
9. ewentualnie posiadane referencje.
   Podanie danych w zakresie: imienia/imion i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania/adresu do korespondencji, wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, informacji o obywatelstwie, posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnej, posiadaniu kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku, informacji o fakcie, że osoba ubiegająca się o pracę nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, jest obowiązkowe, co wynika z Kodeksu Pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych.
   Przekazanie innych, niż wymienione wyżej dane osobowe traktowane będzie jako zgoda na ich przetwarzanie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji.
   Kopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę kandydującą.
   Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać w zamkniętej kopercie - osobiście, w siedzibie Urzędu Gminy Iłowo-Osada lub przesyłać pocztą na adres Urzędu Gminy z dopiskiem:
   Dotyczy naboru na stanowisko Sekretarza Gminy
   w terminie do dnia 9 lipca 2026r. do godz. 15:00
   Aplikacje, które wpłyną do Urzędu po wyżej określonym terminie, nie będą rozpatrywane decyduje data wpływu do urzędu.
   Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej: http://www.ilowo-osada.biuletyn.net/ oraz na tablicy informacyjnej przy Urzędzie Gminy Iłowo-Osada.

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: telefon, e-mail, inny - pełna treść ogłoszenia o naborze dostępna jest pod linkiem: https://ilowo-osada.biuletyn.net/?bip=2&cid=173&id=5369