Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Warunki pracy:

• Zmianowość: jedna zmiana
• Godziny w tygodniu: 40
• Wymiar etatu: pełny etat
• Tryb pracy: Stacjonarna

Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę na okres próbny

Opis stanowiska / Obowiązki:

1. Obsługa kancelaryjna i obieg dokumentów:

• Obsługa skrzynek poczty elektronicznej: [email protected] oraz [email protected].
• Przyjmowanie korespondencji i dokumentów wpływających do Zachęty, ich rejestrowanie oraz wprowadzanie do obowiązujących rejestrów i systemów wspierających obieg dokumentów.
• Przekazywanie dokumentów do dekretacji Dyrekcji oraz do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dokonanymi dekretacjami.
• Koordynacja procesu podpisywania dokumentów przez Dyrekcję, obejmująca monitorowanie terminów i kompletności dokumentacji oraz przekazywanie podpisanych dokumentów do właściwych komórek organizacyjnych lub adresatów zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Obsługa korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej, firm kurierskich, ePUAP oraz e-Doręczeń.
• Prowadzenie dokumentacji spraw oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi.

2. Obsługa sekretariatu Dyrekcji:

• Administracyjna obsługa kalendarzy Dyrektorki i Zastępcy Dyrektorki, w tym planowanie terminów, wprowadzanie zmian oraz koordynacja spotkań zgodnie z ustaleniami Dyrekcji.
• Organizacja spotkań Dyrekcji, w szczególności uzgadnianie terminów, rezerwacja sal, przygotowanie materiałów organizacyjnych oraz zapewnienie obsługi organizacyjnej spotkań.
• Organizacja, koordynacja i rozliczanie krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych Dyrekcji.
• Przyjmowanie gości Dyrekcji oraz zapewnienie organizacyjnej obsługi spotkań.
• Obsługa połączeń telefonicznych sekretariatu oraz udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami.
• Kompletowanie i przekazywanie dokumentów oraz materiałów niezbędnych do realizacji spotkań i innych działań Dyrekcji.
• Współpraca z Executive Assistant Dyrektorki w zakresie realizacji ustaleń dotyczących organizacji pracy Dyrektorki, w szczególności planowania spotkań i podróży służbowych.

3. Pozostałe obowiązki:

• Współpraca z komórkami organizacyjnymi Zachęty w zakresie spraw kancelaryjnych i organizacyjnych.
• Udział w testowaniu, wdrażaniu i doskonaleniu systemów oraz narzędzi wspierających pracę sekretariatu, kancelarii i elektronicznego obiegu dokumentów.
• Dbanie o profesjonalną obsługę interesantów, gości oraz partnerów zewnętrznych, zgodnie ze standardami obowiązującymi w Zachęcie.
• Dbanie o estetyczny wygląd sekretariatu.
• Zaopatrywanie sekretariatu w materiały biurowe oraz monitorowanie bieżących potrzeb administracyjnych.
• Wykonywanie innych poleceń służbowych Dyrekcji oraz bezpośredniego przełożonego, pozostających w związku z zajmowanym stanowiskiem.

Wymagania:

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Język: angielski, w mowie - B1 - średnio zaawansowany, w piśmie - B1 - średnio zaawansowany
• Archiwizacja dokumentów oraz znajomość instrukcji kancelaryjnej
• język angielski poziom dla średniozaawansowanych B1
• komunikatywność i wysoka kultura osobista
• Archiwizacja dokumentów oraz znajomość instrukcji kancelaryjnej
• język angielski poziom dla średniozaawansowanych B1
• komunikatywność i wysoka kultura osobista
  Wymagania:

• wykształcenie wyższe (kierunek studiów nie jest kluczowy, cenimy różnorodne doświadczenia i kompetencje zdobyte w toku edukacji);
• doświadczenie w pracy biurowej lub organizacyjnej oraz gotowość do rozwijania kompetencji w zakresie obsługi sekretariatu i kancelarii;
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o szczegóły;
• umiejętność planowania zadań, ustalania priorytetów oraz monitorowania terminów;
• swobodne posługiwanie się narzędziami biurowymi, systemami IT oraz gotowość do nauki nowych systemów wspierających pracę administracyjną;
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w mowie i piśmie;
• wysoka kultura osobista oraz umiejętność profesjonalnej komunikacji z pracownikami, gośćmi i partnerami zewnętrznymi;
• odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność pracy z dokumentami wymagającymi zachowania poufności.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy z korespondencją, dokumentacją administracyjną lub elektronicznym obiegiem dokumentów;
• znajomość podstawowych zasad organizacji pracy kancelarii lub sekretariatu;
• doświadczenie w organizacji spotkań, podróży służbowych lub współpracy z kadrą zarządzającą;
• doświadczenie zdobyte w instytucji kultury, administracji publicznej, organizacji pozarządowej lub innej organizacji o podobnym charakterze.

Wyślij swoje CV na adres: [email protected], w tytule e-maila: Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Termin zgłoszeń: 23 lipca 2026 r.

Oferujemy:

• Wynagrodzenie: od 6 500 PLN (Wynagrodzenie brutto)
• Pracodawca oferuje:

• Inspirujące środowisko pracy.
• Udział w wyjątkowych projektach artystycznych, wystawach i innych działaniach programowych.
• Możliwości rozwoju zawodowego i podnoszenia kompetencji.
• Pracę w zespole tworzącym nowoczesną, otwartą i kreatywną instytucję kultury.
• Miejsce pracy: Warszawa, Zachęta.
• Rodzaj umowy: umowa o pracę, pełny etat, 3-miesięczny okres próbny, kolejna umowa na rok, docelowo możliwa jest umowa na czas nieokreślony.
• Zaszeregowanie: Specjalista / Specjalistka
• Wynagrodzenie: 6 500 PLN brutto miesięcznie wynagrodzenie zasadnicze (plus dodatek stażowy za wysługę lat od 5% do 20% w zależności od udokumentowanego stażu pracy, przyznawany od 5 lat stażu).

Jak aplikować:

bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: CV

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: e-mail